Principes de la gestion des risques en RH

Toutes les organisations, quel que soit leur modèle, ont l’obligation morale et légale d’assurer, dans une mesure raisonnable et dans toutes les circonstances, la santé et la sécurité de leurs employé.e.s, de leurs bénévoles et des communautés qu’elles desservent, y compris l’obligation de ne pas exposer ces derniers.ières à des risques injustifiés. Ce devoir de diligence s’applique à la santé physique et morale.

Les organisations doivent tenir compte des risques dans l’ensemble de leurs activités et intégrer les principes de gestion des risques dans leur planification et leur prise de décisions. Le présent article s’intéresse particulièrement à la gestion des risques dans le contexte des activités de ressources humaines.

Votre plan pour la gestion des risques dans vos activités RH doit couvrir plusieurs aspects. La liste suivante propose un aperçu général, mais chaque organisation doit déterminer et évaluer les risques propres à sa structure et à ses activités.

Rémunération et avantages sociaux

Risques

• Abus financier
• Recours incontrôlé au remboursement de dépenses personnelles
• Distribution inéquitable de primes et d’autres avantages indirects
• Erreurs administratives menant à la surrémunération ou à la sous-rémunération d’employé.e.s
• Personnes recevant des honoraires ou contractant.e.s externes qui pourraient être considéré.e.s comme des employé.e.s au sens de la loi
• Omettre de faire les retenues à la source provinciales et fédérales obligatoires
• Non-respect de l’équité salariale

Considérations

• Qui valide l’information de rémunération et qui est autorisé.e à signer?
• Combien de signatures sont requises?
• Quels contrôles ont été mis en place?
• Existe-t-il une séparation des tâches dans les fonctions financières?
• À travail égal, les personnes dans les postes historiquement occupés par des femmes sont-elles moins bien rémunérées?
• Avons-nous fait une analyse des emplois, et avons-nous des catégories d’emplois et des échelles salariales permettant aux employé.e.s d’avancer dans leur carrière?
• Avons-nous mis en place des politiques et des procédures qui arriment la gestion du rendement à l’augmentation salariale ou au versement de primes?

Embauche

Risques

• Pratiques discriminatoires de toute sorte
• Embauche de candidat.e.s inaptes
• Conflit d’intérêts lors d’embauches ou de nominations (favoritisme)
• Embauche Tokénisme est la pratique consistant à ne faire qu’un effort symbolique pour être inclusif envers les membres des groupes minoritaires, en particulier en recrutant des personnes issues de groupes sous-représentés, quelle que soit leur compétence, pour donner l’apparence d’une égalité raciale ou de genre sur le lieu de travail
• Sélectionner ou trier des candidat.e.s de façon intuitive
• Embauche « trompeuse », c’est-à-dire exagérer certains aspects de l’emploi afin d’attirer des candidat.e.s qualifié.e.s, puis ne pas remplir les promesses. S’il y a des divergences majeures entre ce qui a été promis et la réalité de l’emploi, l’organisation risque de s’exposer à de sérieuses conséquences juridiques.

Considérations

• Est-ce qu’une vérification complète des candidat.e.s à l’embauche a été faite, y compris la vérification des références et la vérification du casier judiciaire?
• Est-ce que les lois sur les droits de la personne ont été respectées?
• Est-ce que des mesures d’adaptation ont été offertes et mises en place lorsque demandées?
• Est-ce que la personne embauchée a été soumise à une période d’essai?
• Est-ce que le.la candidat a reçu une description réaliste de l’emploi et lui a-t-on clairement expliqué les conditions du contrat de travail?
• Les entrevues ont-elles été faites par un comité de sélection avec des questions formelles et un système d’évaluation objectif?

Santé et sécurité au travail

Risques

• Physique, p. ex. chutes, coupures, brûlures
• Biologique, p. ex. poussière, moisissures, bactéries et virus
• Chimique, p. ex. poisons, gaz, combustion, vapeurs
• Psychosocial, p. ex. intimidation, harcèlement, discrimination
• Ergonomique, p. ex. bruit, lumière, température, vibration et équipement non adapté

Considérations

• La sécurité au travail des employé.e.s est-elle assurée? Des contrôles de sécurité ont-ils lieu régulièrement?
• Les employé.e.s sont-ils.elles informé.e.s de leurs droits et responsabilités en matière de santé et de sécurité?
• Les employé.e.s reçoivent-ils.elles une formation adéquate?
• Les espaces de travail sont-ils aménagés de manière à diminuer les risques pour les employé.e.s?
• Les politiques, procédures et comités mis en place sont-ils suffisants?
• L’utilisation de vêtements appropriés, d’équipement de protection individuel et d’équipement de sécurité est-elle assurée?
• Des politiques et des procédures en matière de rétroaction et de plaintes ont-elles été mises en place?
• L’organisation a-t-elle les capacités internes pour mener des enquêtes internes ou a-t-elle les ressources nécessaires pour obtenir de l’aide externe?

Supervision des employé.e.s

Risques

• Abus de pouvoir ou d’autorité
• Pratiques de gestion inefficaces ou vagues
• Employé.e.s démotivé.e.s ou épuisé.e.s
• Traitement déficient des renseignements personnels
• Gestion de conflits inefficaces

Considérations

• Les nouveaux.elles gestionnaires et les cadres en place sont-ils.elles intégré.e.s adéquatement et reçoivent-ils.elles des formations et du mentorat appropriés?
• La supervision des employé.e.s est-elle adéquate?
• L’organisation dispose-t-elle d’un système de gestion du rendement?
• Les directives sur la protection des renseignements personnels sont-elles respectées?
• L’organisation dispose-t-elle d’une politique sur les dénonciateurs.trices qui établit le processus pour dénoncer des actes répréhensibles et la protection des personnes qui dénoncent ces actes de bonne foi?
• L’organisation dispose-t-elle d’un processus pour le dépôt d’une plainte par un.e employé.e à l’égard de son superviseur.e (en matière de harcèlement, de maltraitance et de discrimination, entre autres)?
• L’organisation a-t-elle les capacités internes pour mener des enquêtes internes ou a-t-elle les ressources nécessaires pour obtenir de l’aide extérieure?

Comportement des employé.e.s

Risques

• Abus de position pour obtenir des gains personnels (conflit d’intérêts non déclaré)
• Violation du code de conduite
• Perte de ressources, de matériaux ou d’autres biens appartenant à l’organisation
• Préjudices physiques ou psychologiques causés à des employé.e.s, des client.e.s ou d’autres intervenant.e.s
• Divulgation d’informations confidentielles
• Perte de réputation dans la collectivité en raison du mauvais comportement d’employé.e.s

Considérations

• L’organisation dispose-t-elle d’une politique claire sur les conflits d’intérêts stipulant également les conséquences de conflits d’intérêts non déclarés?
• L’organisation dispose-t-elle d’une politique sur les conséquences du non-respect des paramètres d’une description d’emploi?
• L’organisation offre-t-elle une intégration détaillée et des formations continues à ses employé.e.s?
• Les employé.e.s reçoivent-ils.elles un manuel d’employé.e.s et doivent-ils.elles confirmer par signature en avoir pris connaissance?
• L’organisation dispose-t-elle de politiques et de procédures détaillées qui comprennent les conséquences en cas de non-respect, notamment en matière de confidentialité, de vie privée et de code de conduite?
• L’organisation conserve-t-elle des notes écrites concernant les problèmes de rendement?
• Les biens de grande valeur de l’organisation sont-ils gardés en lieu sûr?
• L’organisation dispose-t-elle de procédures sur la gestion de trésorerie?
• L’organisation dispose-t-elle de politiques et de procédures appropriées en matière de harcèlement et de discrimination?

Départ d’employé.e.s

Risques

• Biens non retournés ou endommagés
• Préjudice causé à l’image de marque de l’employeur (la réputation de l’organisation)
• Rémunération adéquate
• Maintenir le moral des employé.e.s en cas de licenciement collectif

Considérations

• L’organisation dispose-t-elle d’une politique ou d’une procédure pour récupérer les informations et l’équipement lui appartenant lors du licenciement d’employé.e.s (particulièrement de personnes en télétravail)?
• L’organisation dispose-t-elle d’un système de gestion des biens pour inscrire les numéros de série d’équipements remis aux employé.e.s?
• Les employé.e.s doivent-ils.elles confirmer par signature la réception d’équipements?
• L’organisation offre-t-elle un programme de « rachat » aux employé.e.s qui la quittent?
• L’organisation informe-t-elle les autres employé.e.s et d’autres contacts du départ de l’employé.e?
• Existe-t-il une procédure à suivre lorsqu’un.e employé.e retourne des biens endommagés?
• L’organisation dispose-t-elle d’une procédure pour assurer la désactivation de tous les codes d’accès et mots de passe?
• L’organisation mène-t-elle des entrevues de départ?
• L’organisation enregistre-t-elle le solde de vacances et des heures compensatoires?