Pourquoi les politiques RH sont-elles importantes?

Les politiques de ressources humaines (RH) remplissent plusieurs fonctions importantes. Elles vous permettent notamment :

• de communiquer vos valeurs et vos attentes quant aux comportements acceptés dans votre organisation; d’aider votre organisation à se conformer à la loi et de la protéger contre les allégations en matière d’emploi;
• de documenter et de mettre en place des pratiques exemplaires adaptées à votre organisation;
• d’offrir un traitement équitable et transparent à votre personnel et à vos bénévoles;
• de prendre des décisions cohérentes, uniformes et prévisibles;
• de fournir, au personnel et aux bénévoles actuels et nouveaux, des lignes directrices sur les comportements jugés appropriés dans votre organisation.

Quelle est la différence entre une politique et une procédure?

Une politique est un énoncé formel de principes ou de règles que les membres d’une organisation doivent respecter. Elle aborde une ou des questions jugées importantes pour la mission et le fonctionnement de l’organisation. Elle énonce un ensemble de règles établies pour orienter le travail des individus.

Une procédure explique aux membres de l’organisation comment mettre en œuvre une politique, souvent sous forme d’un document étape par étape.

De manière générale, les politiques changent moins souvent que les procédures qui font constamment l’objet d’améliorations.

Avez-vous besoin d’une politique?

Vous devez élaborer une politique lorsque :

• une loi oblige votre organisation à mettre en place une politique;
• sans vous y obliger, une politique implique une réglementation et des étapes à suivre si strictement définies qu’une politique vous aidera à assurer la conformité de votre organisation (p. ex. une politique en matière de santé et de sécurité);
• vous constatez une incohérence du comportement du personnel et des décisions prises par les gestionnaires, ou lorsque votre organisation souhaite adopter des pratiques équitables et transparentes, p. ex. pour le remboursement des frais ou la gestion de rendement;
• la confusion règne à propos de certaines unités de votre organisation ou de certaines manières de faire, et qu’une politique aiderait l’organisation à dissiper cette confusion.

La décision d’élaborer une politique devrait être précédée d’une bonne réflexion. Voici pourquoi :

• Les politiques s’appliquent à tout le monde, pas seulement à certaines personnes. Lorsque vous élaborez et mettez en œuvre une politique, vous créez une norme applicable à l’ensemble de l’organisation, pas seulement aux (quelques) personnes à l’origine du problème.
• Une politique crée une règle ou une norme qui doit être respectée en tout temps, ce qui limite la flexibilité des gestionnaires de traiter chaque situation comme un cas unique.
• Une politique mal rédigée ou appliquée peut nuire à votre organisation, plutôt que de la protéger.
• Une fois mise en place, il peut être difficile de modifier une politique et une partie de la culture et des méthodes de travail de votre organisation.

Assurez-vous que n’importe quelle politique proposée répond à un réel besoin, est conforme aux valeurs de votre organisation et reflète la manière souhaitée de travailler. Vous devez aussi faire en sorte que les gestionnaires ont les compétences et les ressources nécessaires pour mettre en pratique et surveiller l’application de la politique.

Sujets communément abordés

De façon générale, les organismes adoptent des politiques pour aborder les sujets suivants :

Santé et sécurité au travail

• Santé et sécurité
• Déclaration d’accidents
• Consommation d’alcool et de drogues
• Violence en milieu de travail

Congés rémunérés et non rémunérés

• Vacances
• Congés sans solde
• Congés de maladie
• Congé de maternité et congé parental
• Fonctions de juré
• Congé pour obligations familiales
• Congé pour décès ou congé de soignant

Heures et conditions de travail

• Présence
• Heures de travail
• Heures supplémentaires
• Conditions de travail
• Télétravail
• Conditions de travail flexibles

Avantages sociaux

• Avantages sociaux et admissibilité
• Invalidité de courte durée, invalidité de longue durée

Gestion de rendement et mesures disciplinaires progressives

• Apprentissage et perfectionnement
• Gestion du rendement
• Mesures disciplinaires progressives
• Cessation d’emploi

Relations avec les membres du personnel et relations de travail

• Code de conduite
• Conflit d’intérêts
• Processus formel de plainte
• Grief/résolution de conflits
• Discrimination et harcèlement/milieu de travail respectueux
• Diversité, équité et inclusion

Politiques de portée générale

• Confidentialité et protection des renseignements privés
• Recrutement
• Rémunération
• Gestion des renseignements sur l’employé.e
• Utilisation de l’équipement et des réseaux de l’organisation

Important : Il est important de prendre connaissance des lois fédérales et provinciales pertinentes en matière d’emploi pour bien comprendre quelles politiques la loi vous oblige à mettre en place sur votre territoire.