Législation en matière de RH – aperçu

Important : Le contenu présenté dans cet article n’a pas de valeur juridique. Pour obtenir des conseils juridiques, veuillez consulter un.e avocat.e.

Tous les employeurs canadiens, y compris les organismes à but non lucratif (OBNL), doivent respecter les lois en matière d’emplois. Plusieurs raisons expliquent cette obligation de conformité :

• À titre d’employeur, le respect de ces lois représente le geste minimum que vous pouvez poser pour démontrer l’importance que vous accordez à vos employé.e.s.
• Le défi de recrutement et de maintien en poste est d’autant plus grand pour les OBNL qu’ils rivalisent souvent avec les généreux salaires et avantages sociaux offerts par les employeurs à but lucratif. Le non-respect de vos obligations légales aura un effet négatif sur votre réputation comme employeur.
• Beaucoup de bailleurs de fonds exigent une preuve démontrant votre conformité avec les lois pertinentes, ou, du moins, vous demandent dans l’accord de financement de confirmer que vous les respectez, y compris les lois en matière d’emploi.
• Les donateurs.trices ont un œil sur votre réputation. Le non-respect des lois en matière d’emploi pourrait se répercuter négativement sur votre réputation globale et dépeindre votre organisation comme non professionnelle. De plus, les donateurs.trices pourraient se questionner sur votre conformité avec d’autres lois.
• La non-conformité vous expose à des risques liés à vos responsabilités, y compris la responsabilité personnelle des administrateurs.trices et dirigeant.e.s de l’organisation.

Les obligations légales imposées aux employés sont inscrites dans la législation et dans la jurisprudence. Cette dernière constitue une interprétation des lois en vigueur. Le présent article se concentre sur la législation.

Lois et règlements

La législation englobe les lois et les règlements adoptés par les gouvernements. La majorité des OBNL et des organismes de bienfaisance sont régis par les lois provinciales en matière d’emploi. Les lois sont adoptées par le pouvoir législatif, tandis que les règlements sont déposés sans passer par le même processus législatif que les lois.

L’étude de la législation doit toujours comprendre les lois et les règlements qui en découlent. Les lois énoncent des obligations dans leurs grandes lignes, tandis que dans les règlements, on trouve des obligations précises et détaillées. Ainsi, une loi provinciale en matière de santé et de sécurité pourrait obliger les employeurs à se doter d’une trousse de premiers soins. Les règlements qui découlent de cette loi énonceront les articles qui doivent se trouver dans la trousse. Tout comme les obligations inscrites dans la loi, celles énoncées dans les règlements ont force de loi. Il est donc essentiel que votre organisation respecte à la fois la loi et les règlements.

Législation applicable

Au Canada, les lois en matière d’emploi ne sont pas regroupées dans un seul texte législatif, mais réparties sur plusieurs textes applicables aux questions d’emploi, notamment dans les domaines suivants :

• Normes d’emploi
• Santé et sécurité
• Droits de la personne
• Confidentialité
• Équité salariale
• Accessibilité
• Relations de travail
• Langues officielles (au Québec, au Nouveau-Brunswick et pour les emplois sous responsabilité fédérale).

Connaître ses obligations légales

Comment les employeurs devraient-ils s’y prendre pour connaître leurs obligations légales? Les gouvernements provinciaux offrent certaines ressources à cet égard, mais celles-ci seront de nature générale et ne répondront pas à toutes vos questions. Néanmoins, les sites Web des ministères constituent un bon point de départ :

• Alberta : Ministère du Travail et de l’Immigration (en anglais)
• Colombie-Britannique : Ministère du Travail (en anglais)
• Île-du-Prince-Édouard : Ministère de la Croissance économique, du Tourisme et de la Culture
• Manitoba : Services du travail et de la règlementation
• Nouveau-Brunswick : Ministère de l’Éducation postsecondaire, de la Formation et du Travail
• Nouvelle-Écosse : Ministère du Travail, des Compétences et de l’Immigration (en anglais)
• Nunavut : Ministère des Ressources humaines
• Ontario : Ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences
• Québec : Ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale
• Saskatchewan : Ministère des Relations de travail et de la Sécurité en milieu de travail
• Terre-Neuve-et-Labrador : Ministère de l’Emploi et du Travail (en anglais)
• Territoires du Nord-Ouest : Ministère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation
• Yukon : Ministère de l’Emploi

La vigilance s’impose relativement à toute information trouvée sur Internet. Vérifiez qu’elle s’applique bien au territoire pour lequel vous faites votre recherche et qu’elle est à jour. La mise à jour des ressources en ligne se fait souvent avec un certain retard, y compris celles des gouvernements.

En fonction de votre question et de l’information que vous cherchez, vous devrez peut-être consulter la législation pour obtenir une réponse. Si c’est votre cas, tenez compte des points suivants :

• Déterminez le ou les territoires pertinents. Cette tâche est relativement facile à réaliser si votre organisation et l’ensemble de vos employé.e.s sont situé.e.s dans la même province ou le même territoire. Il faut alors consulter la législation de la province ou du territoire en question. La tâche se complique lorsque les employé.e.s de votre organisme habitent dans différentes provinces ou dans une province autres que celle où se trouve le siège social de votre organisme. Cette situation s’applique aussi aux employé.e.s en télétravail dans une autre province. Dans ces cas, il est avisé de consulter un.e avocat.e qui vous aidera à déterminer les lois que votre organisme doit respecter.
• Déterminez la législation applicable. Il existe un certain nombre de lois qui régissent les relations de travail. Consultez les pages sur les normes de travail, la santé et la sécurité au travail et les droits de la personne pour connaître les aspects couverts par chacune des lois. Important : un même sujet peut être couvert par différentes lois dans différentes provinces, ou le même sujet peut impliquer différentes obligations inscrites dans plus d’une loi. Par exemple, selon la province, le harcèlement est abordé dans les normes du travail, les lois en matière de santé et de sécurité, et les lois en matière de droits de la personne.
• Consultez la table des matières. Relevez toutes les sections de la loi qui semblent pertinentes pour répondre à votre question. Lisez également les définitions indiquées au début de la loi et toutes les sections au sujet de son application. Une loi peut comprendre des exceptions ou des dispositions spéciales pour certains types d’employé.e.s comme les étudiant.e.s, les superviseur.e.s, les gestionnaires, les professionnel.le.s des technologies de l’information, etc. Lisez toutes les sections pertinentes ainsi que celles auxquelles ces sections renvoient.
• Suivez les mêmes étapes pour tous les règlements découlant de la Loi. Consultez la table des matières de chaque règlement pour vérifier s’il comprend de l’information pertinente. Souvent, le titre du règlement laisse sous-entendre son contenu, mais ce n’est pas toujours le cas. Par exemple, le titre de nombreux règlements comprend le mot « général », et en Ontario, un important règlement découlant de la loi sur les normes d’emploi s’intitule « Travail réputé exécuté ». Le titre d’un règlement ne permet pas toujours d’en déterminer l’importance.
• Soyez à l’affût des changements législatifs. Une fois votre réponse trouvée, consultez régulièrement la loi pour rester au fait de tout changement.

Changements législatifs

Les lois et règlements évoluent sans cesse. Chaque année, au Canada, on apporte en moyenne plus de 300 changements aux lois en matière d’emploi. Les modifications sont adoptées en suivant le processus législatif; leur entrée en vigueur n’est donc pas immédiate. À l’opposé, les règlements peuvent être modifiés avec peu ou sans préavis, par un simple dépôt. Pour plus d’information, consultez cette ressource sur le processus législatif du gouvernement du Canada. Bien qu’elle présente le processus législatif fédéral, elle est aussi valide pour le processus suivi dans les provinces et territoires, en tenant compte de l’absence de la deuxième chambre (Sénat).