Programme de travail flexible

La flexibilité peut être un facteur de succès tant pour vos employé.e.s que pour votre organisation. Aux employé.e.s, elle peut donner la latitude pour organiser leur travail de manière à le concilier avec d’autres facettes de leur vie. Pour un OBNL, elle peut faciliter la dotation en personnel en fonction de la charge de travail et des besoins des client.e.s.

Éléments clés des régimes de travail flexibles :

• Bâtir un lien de confiance et éviter toute tendance à la microgestion;
• Établir des attentes et des pratiques de communication claires et cohérentes entre les employé.e.s aux horaires de travail divergents;
• Assurer l’équité et éliminer les barrières aux arrangements de travail flexible.

Heures de travail flexibles

On trouve fréquemment les arrangements d’heures de travail flexibles suivants :

• Horaire variable : l’heure d’arrivée et de départ sont négociées avec l’employé.e. Un.e employé.e travaille p. ex. de 10 à 18 h au lieu de 8 h à 16 h. Lorsque les employé.e.s arrivent à des heures différentes le matin, on parle d’horaire décalé.
• Semaine de travail comprimée : une semaine de travail traditionnelle de 35 à 40 heures travaillée en moins de cinq jours, p. ex. 4 jours à 10 heures chacun.
• Emploi à temps partiel : les heures de travail sont réduites en fonction des circonstances individuelles, p. ex. des problèmes de santé et des obligations entourant les soins d’une personne à charge. Les heures de travail et la rémunération connexe font l’objet de négociations. Ces arrangements peuvent être de nature temporaire ou permanente.
• Partage d’emploi : une forme structurée du travail à temps partiel avec différents modèles. La formule de partage 50-50 est la plus répandue. Certains employeurs préfèrent que les deux employé.e.s travaillent au moins une journée ensemble pour favoriser le partage d’information, l’organisation des tâches et la résolution de problèmes, au besoin.
• Heures compensatoires : du temps pris en congé payé plutôt que le paiement des heures supplémentaires. Cette option peut servir à compenser, pendant une période tranquille, des journées plus longues travaillées pendant une période achalandée. Dans la plupart des provinces canadiennes, le taux des heures supplémentaires est égal à 1,5 fois la rémunération régulière de l’employé.e et on exige une entente écrite sur les congés payés au lieu du paiement des heures supplémentaires. Consultez les normes de travail en vigueur dans votre province ou territoire pour vous assurer d’agir conformément aux directives en matière d’heures de travail et d’heures supplémentaires.
• Congés personnels : des congés payés supplémentaires qui ne sont pas considérés comme des vacances ou des congés de maladie. Des congés utilisés pour des urgences familiales, des rendez-vous médicaux, la garde d’enfant, etc.

Avantages pour les employé.e.s

• Éviter de se déplacer pendant les heures de pointe;
• Avoir plus de contrôle sur ses congés;
• Créer des conditions pour un meilleur équilibre travail-vie privée, p. ex pour accompagner les enfants à l’école ou chez le dentiste/le médecin, commencer à travailler plus tard ou quitter plus tôt pour avoir le temps de s’occuper de sa santé et de sa forme physique;
• Avoir la possibilité de prévoir du travail pendant des périodes tranquilles afin d’accomplir plus, ou travailler plus facilement avec des client.e.s qui se trouvent dans un autre fuseau horaire.

Avantages pour les employeurs

• Recruter et maintenir en poste de bon.ne.s employé.e.s ayant des engagements ou des intérêts divers;
• Répartir le travail sur une plus longue partie de la journée, offrant un meilleur service client;
• Utiliser plus efficacement les installations, postes de travail, ordinateurs, etc.;
• Assurer la continuité des activités et la présence d’employé.e.s pendant l’absence d’un.e collègue.

Importants principes de gestion pour les heures de travail flexibles

Créer des politiques claires sur les heures de travail

Des politiques claires et efficaces aident votre organisation à réagir dans les situations où tout le monde a travaillé lors d’un événement spécial la veille, un.e employé.e réclame des centaines d’heures supplémentaires pour lesquelles vous ne disposez d’aucune information, ou une personne part en congé d’épuisement parce qu’elle n’a pris aucun congé pour compenser ses nombreuses heures supplémentaires. Selon les pratiques exemplaires dans le domaine, les employé.e.s doivent obtenir l’approbation d’un.e supérieur.e avant d’accumuler des heures supplémentaires.

Surveiller le nombre d’heures travaillées

Expliquez clairement aux employé.e.s comment ils.elles doivent enregistrer les heures travaillées, soit sur une feuille de temps ou dans un logiciel prévu à cette fin. En surveillant les heures travaillées par les membres de votre équipe, vous pouvez reconnaître et contrer les risques d’épuisement avant qu’il ne survienne. De plus, ces données vous renseigneront sur les capacités de votre équipe et peuvent amener votre équipe à agir pour prévenir l’épuisement des employé.e.s.

Lieux de travail flexibles

Les lieux de travail flexibles englobent la maison, les bureaux satellites et d’autres lieux de travail approuvés.

Avantages pour les employé.e.s

• Passer moins de temps à se rendre au travail et à la maison;
• S’exposer moins aux interruptions fréquentes dans un environnement de bureau;
• Avoir plus de contrôle sur la conciliation travail-vie privée, p. ex. pour changer sa routine.

Avantages pour les employeurs

• Moins d’espace de bureau, de meubles et d’équipements requis et des économies potentielles;
• Diminution des coûts associés aux déplacements des employé.e.s entre leur domicile et le travail;
• Moins d’absentéisme et de retards;
• Augmentation de la productivité, puisque les employé.e.s vivent moins de distractions et interagissent moins avec leurs collègues.

Importants principes de gestion pour les lieux de travail flexibles

L’objectif des arrangements de lieux de travail flexibles est d’assurer que le travail est accompli de la façon la plus efficace dans les lieux qui s’y prêtent le mieux. Tenez compte des idées suivantes pour assurer le bon fonctionnement de vos arrangements :

• Encourager des contacts très fréquents par la voie de communications bidirectionnelles entre les employé.e.s. Idéalement, établir un rythme régulier, p. ex. une conversation rapide tous les lundis pour commencer la semaine. Ce contact est particulièrement important pour les employé.e.s qui travaillent à l’extérieur du bureau.
• Combiner des conversations en personne, des conversations au téléphone, des courriels et des visioconférences.
• Utiliser les conversations en personne et les visioconférences pour les principales tâches de gestion axées sur la motivation, le renforcement de l’esprit d’équipe, la gestion du rendement et l’annonce de changements relatifs au travail ou à la relation avec l’employé.e.
• Utiliser les communications par téléphone ou visioconférence pour les tâches de planification, d’étude ou stratégiques.
• Utiliser le courriel ou des applications de messagerie pour des contacts rapides ou pour confirmer la tenue de réunions.
• Aborder les rencontres en personne (y compris les visioconférences) de manière organisée et délibérée. Le recours systématique aux réunions en personne peut indiquer un manque d’organisation ou de bonnes pratiques de communication. En conséquence, les employé.e.s passent trop de temps en réunion et pas assez à réaliser leurs tâches.
• S’assurer que les employé.e.s à distance ont accès à des occasions de formation et de promotion. Le perfectionnement professionnel est important pour tous.tes les employé.e.s, quel que soit leur lieu de travail.
• S’assurer que le rendement et les progrès des employé.e.s sont planifiés et mesurés, quel que soit leur lieu de travail. Voir le chapitre portant sur la gestion du rendement.
• Encourager la formation de l’esprit d’équipe entre les employé.e.s sur place et à distance en invitant les employé.e.s en télétravail à venir au bureau à l’occasion d’un dîner, d’une formation ou de toute autre activité.