Du recrutement à la fin des mandats : le cycle de gestion des bénévoles

Le cycle de gestion des bénévoles est un outil pratique pour planifier votre approche du travail avec des bénévoles. Ce n’est pas une méthode qui convient à tout le monde, mais le cycle de gestion des bénévoles peut aider à déterminer les domaines sur lesquels il faut concentrer les efforts pour mettre en place une bonne stratégie de gestion des bénévoles. Son utilisation peut également favoriser la fidélisation et la satisfaction des bénévoles, tout en permettant d’atténuer les inconvénients liés au renouvellement constant des effectifs bénévoles.

Vos besoins détermineront la manière dont vous utiliserez le cycle de gestion des bénévoles au sein de votre organisme. Cependant, la nature cyclique de la gestion des bénévoles est une constante. Vous devrez toujours avoir à l’esprit les besoins permanents et à venir en matière de bénévoles, ce qui relance le cycle.

1. Planification des rôles : Dans un premier temps, déterminez les raisons pour lesquelles vous avez besoin de bénévoles et le travail que ces personnes accompliront. Cernez les risques associés aux rôles bénévoles. Pour de plus amples informations, consultez l’article « Préciser les rôles des bénévoles ».

2. Descriptions de travail : Rédigez ensuite des descriptions de travail qui énoncent clairement les tâches, les responsabilités et les attentes. Pour vous aider, référez-vous à l’exemple de description de travail d’un rôle bénévole.

3. Promotion et recrutement : Essayez de trouver des bénévoles potentiels par l’intermédiaire du centre d’action bénévole de votre région, de votre site Web et de vos réseaux sociaux, ainsi qu’auprès d’autres communautés. Veillez à toujours inclure une invitation claire à postuler pour encourager les personnes intéressées à se manifester.

4. Sélection : En fonction de l’évaluation des risques liés au rôle, sélectionnez des candidat.e.s au moyen de formulaires de candidature ou de courriels d’accueil ou dans le cadre d’entrevues ou de stages d’observation.

• Pour les rôles à haut risque, exigez une vérification des antécédents judiciaires à la fin du processus. Cette vérification vous permettra de prendre une décision éclairée concernant la sécurité de toutes les personnes concernées par ce rôle bénévole. Renseignez-vous auprès des services de police de votre région et consultez les lois applicables pour connaître les règles relatives à la demande de vérification des antécédents judiciaires. (En Ontario, cet outil [en anglais] peut vous aider à déterminer les vérifications à faire. Au Québec, certains des organismes inscrits à Jebénévole peuvent bénéficier d’un accès gratuit à la vérification des antécédents judiciaires des bénévoles. Volunteer Alberta propose pour sa part une matrice d’évaluation des risques liés aux bénévoles [en anglais] qui peut aider à évaluer le niveau de risque de certains rôles bénévoles.)
• Pour les rôles qui exigent un certain niveau de confiance et d’autorité, il peut être judicieux de faire une vérification des références. Il ne s’agit pas d’une étape purement honorifique. Si des références sont demandées, il faut contacter les personnes concernées et utiliser ces informations de manière appropriée.

5. Orientation et formation : Fournissez aux bénévoles toute l’information dont ils.elles ont besoin pour accomplir leur travail efficacement et en toute sécurité. Une séance d’orientation permet de présenter votre organisme, tandis que la formation aborde le travail plus en profondeur.

6. Supervision et soutien : Établissez des directives, des limites et des règles pour les rôles bénévoles. Faites bien comprendre aux bénévoles que le non-respect des règles établies entraîne des conséquences, comme dans le cas du personnel rémunéré.

• Si des membres du personnel supervisent les bénévoles, assurez-vous qu’ils.elles sont au courant des règles et des attentes.
• Souvent, les bénévoles œuvrent sans supervision. Songez à proposer des points de contact et des moments d’échange pour leur apporter un soutien et aborder les difficultés.

7. Évaluation : Fournissez régulièrement une rétroaction positive et constructive. Acceptez les commentaires des bénévoles au sujet de leur rôle, de la personne qui les supervise et de l’organisme. Donnez suite à ces commentaires pour améliorer votre approche globale.

8. Fin des mandats et rétroaction : Ce ne sont pas tous les bénévoles qui continueront à s’impliquer auprès de votre organisation. Il est normal que des bénévoles partent, même avant la fin de leur mandat. Faites-leur comprendre que vous les soutenez dans leur décision d’arrêter de faire du bénévolat chez vous. Prévoyez une entrevue de départ ou un questionnaire pour recueillir les commentaires des bénévoles qui partent.

9. Fidélisation & reconnaissance : Reconnaissez les réussites et l’impact des bénévoles. Soulignez régulièrement leurs moments forts et saluez leurs efforts. Pour savoir comment aborder cette étape, relisez notre article sur la reconnaissance significative des bénévoles.

• La fidélisation fait partie intégrante de chaque étape du cycle de gestion des bénévoles. En leur offrant des rôles qui ont du sens, les bénévoles ne manqueront jamais de motivation (sinon ils.elles diront quand ils.elles souhaitent mettre fin à leur bénévolat).