Planification de l’amélioration du rendement

La planification de l’amélioration du rendement est un processus collaboratif entre l’employé.e et son.sa superviseur.e pendant lequel les deux parties passent en revue les activités liées à l’emploi, discutent des normes de rendement et, d’un commun accord, définissent les résultats attendus. Le plan d’amélioration du rendement doit être documenté et comprendre les formations et les activités de développement dont l’employé.e aura besoin pour atteindre ses objectifs.

L’employé.e et son.sa superviseur.e conviennent :

• des buts, des objectifs et des compétences pertinentes pour la prochaine période d’évaluation;
• des besoins de formation et de développement pour aider l’employé.e à atteindre ses objectifs;
• des buts et des objectifs de la période d’évaluation précédente qui seront transférés à la prochaine année (selon les besoins).

Ce travail de planification jette les bases des rencontres organisées pendant toute l’année pour discuter du progrès de l’employé.e ou pour ajuster les attentes.

Important : Ce chapitre explique les composantes d’un système standard d’évaluation du rendement axé sur la relation entre l’employé.e et son.sa superviseur.e. Certaines organisations utilisent la rétroaction 360 degrés (également connu sous le nom de « rétroaction multisources ») qui consiste à solliciter d’autres sources que le.la superviseur.e immédiat.e, p. ex. des collègues, des pairs, la clientèle, d’autres superviseur.e.s dans l’organisation, et, parfois, des membres de groupes externes qui collaborent avec l’employé.e.

Formulaire d’évaluation et cote de rendement

• L’utilisation d’un formulaire d’évaluation de rendement contribue à la cohérence de la gestion du rendement et de la rétroaction fournie dans l’ensemble de l’organisation et assure la documentation adéquate de ces activités. Il est important de créer des formulaires simples et limpides pour éviter de mauvaises interprétations et communications.
• Les organisations se servent souvent de cotes de rendement pour indiquer le niveau de rendement des membres du personnel. Actuellement, on observe une tendance vers la simplification des échelles d’évaluation et au remplacement des cotes chiffrées par des mots décrivant le rendement.
• Les résultats de rendement ont une incidence importante sur les décisions de rémunération. Toutefois, les organisations avant-gardistes séparent les deux conversations afin de maintenir l’accent sur l’excellence du rendement.
• Un système de cotation a l’avantage de fournir à l’employé.e un indicateur clair de son niveau de rendement. Cependant, en accordant trop d’importance à la cote, on risque de ne pas valoriser suffisamment les progrès réalisés par l’employé.e.
• Le rendement futur de l’employé.e doit avoir préséance sur ses erreurs ou son rendement passé.

Activités de planification de l’amélioration du rendement

La planification de l’amélioration du rendement comprend généralement les activités suivantes :

• Réviser la description d’emploi de l’employé.e pour déterminer si elle correspond à la réalité de son travail. Si l’employé.e a assumé de nouvelles responsabilités ou si son emploi a changé de manière significative, la description devra probablement être mise à jour.
• Lier les buts et les objectifs de l’employé.e au plan stratégique et aux objectifs opérationnels de l’organisation.
• Discuter des compétences que l’employé.e devra améliorer et établir un plan pour ce faire.
• Développer un plan de travail qui présente les tâches et les résultats attendus de l’employé.e par rapport aux buts et aux objectifs fixés.
• Convenir d’un calendrier d’activités bilans continues qui s’échelonnent sur l’année.

L’employé.e et son.sa superviseur.e doivent signer le plan d’amélioration du rendement. Le.la superviseur.e garde une copie du plan signé dans le dossier personnel de l’employé.e et en remet une autre à ce.tte dernier.ière.

Créer des objectifs et définir des mesures d’évaluation

Tandis que les descriptions d’emploi dressent une liste des activités que l’employé.e doit réaliser pour permettre à l’organisation de fournir des services, les objectifs de rendement définissent les normes qualitatives et quantitatives des activités clés associées à l’emploi. Tous les membres du personnel, quelle que soit leur place dans l’organisation, devraient comprendre le lien entre, d’une part, les activités associées à leur poste et leur niveau de rendement et, d’autre part, le succès de l’organisation.

La plus grande difficulté de la phase de planification consiste souvent à formuler de manière adéquate et claire les objectifs de rendement et les mesures d’évaluation, aussi appelés indicateurs de réussite. Les superviseur.e.s doivent s’assurer que les objectifs représentent la gamme complète des tâches réalisées par l’employé.e, y compris les fonctions quotidiennes qui sont rarement reconnues comme d’importants accomplissements malgré le temps qu’elles nécessitent. Si le plan d’amélioration du rendement accorde trop d’importance aux objectifs globaux de l’organisation, il ne permettra pas de faire le suivi des tâches quotidiennes.

Paramètres pour définir les objectifs et les mesures d’évaluation :

• Choisir entre trois et cinq principaux objectifs de rendement pour l’année.
• S’assurer que les objectifs choisis sont SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels).
• Déterminer des objectifs de formation permettant à l’employé.e de développer des habiletés, connaissances et compétences liées à son travail.
• Établir des objectifs professionnels qui s’inscrivent dans un plan de carrière à long terme.