Exemple de liste de contrôle pour la gestion des départs d’employé.e.s

Un processus de gestion des départs harmonieux garantit une bonne transition professionnelle pour les membres du personnel qui quittent l’entreprise, et permet de protéger la sécurité et les actifs de l’organisation. Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle exhaustive axée sur la gestion des départs d’employé.e.s qui occupaient des postes liés au numérique, et conçue pour éviter les malentendus concernant les délais, les responsabilités et les attentes.

1. Communication et documentation
Confirmer par écrit les détails entourant la démission ou la cessation d’emploi, en précisant le dernier jour de travail et le processus de départ.
Énoncer clairement les délais pour rendre l’équipement, révoquer les accès et effectuer les paiements finaux.
Fournir un guide de gestion des départs pour que le processus soit clair pour tout le monde.
Réaliser une entrevue de départ pour recueillir des commentaires et des suggestions.

2. Accès et sécurité
Révoquer les accès au courrier électronique, au réseau privé virtuel et aux systèmes internes dès le départ de la personne (ou selon le délai convenu).
Retirer l’accès aux applications tierces (Slack, Jira, Salesforce, GitHub, AWS, Google Workspace, etc.).
Réinitialiser les mots de passe partagés et mettre à jour les autorisations.
Désactiver les identifiants d’ouverture de session unique de l’entreprise.
Désactiver les jetons d’authentification multifacteur appartenant à l’entreprise.
Aviser les équipes de TI et de sécurité pour qu’elles suivent toute activité inhabituelle après le départ de la personne.

3. Gestion de l’équipement et des données
Fournir des instructions claires et une date limite pour la restitution des appareils appartenant à l’entreprise (ordinateur portable, téléphone cellulaire, accessoires, etc.).
Prévoir des étiquettes d’expédition prépayées ou un dépôt au bureau, en veillant à ce qu’un système de suivi soit en place.
Veiller à réinitialiser correctement les appareils et à effacer les données avant de les attribuer à d’autres personnes ou de retirer le matériel du service.
Récupérer les fichiers numériques, les documents et les données liées au travail, ou en transférer la propriété.
Veiller à ce que les politiques de conservation des données et les obligations légales soient respectées en ce qui concerne tout fichier sensible.
Révoquer l’accès aux plateformes de stockage infonuagique (Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc.).

4. Paie, avantages sociaux et considérations juridiques
Confirmer la date de la dernière paie et de tout autre remboursement en cours de traitement.
Fournir de l’information sur le maintien de certains avantages et les transferts des comptes de retraite.
Traiter les primes, les commissions ou le paiement de congés personnels non utilisés, s’il y a lieu.
Veiller au maintien en vigueur des accords de non-concurrence et des ententes de non-divulgation ou de confidentialité, le cas échéant.
Obtenir toutes les signatures requises pour les documents liés au départ.

5. Transition et transfert des connaissances
Déterminer les projets en cours et répartir les tâches ou réaffecter les responsabilités.
Transférer les connaissances essentielles, y compris la documentation, les références (le cas échéant) et les mises à jour à l’équipe.
Veiller au transfert des donateur.trice.s, des commanditaires, des bénévoles, des principaux contacts ou des relations avec les fournisseurs.
Mettre en place une réponse automatique ou un transfert des courriels, si nécessaire.

6. Annonces en interne et en externe
Informer les équipes et les services concernés au sujet du départ.
Mettre à jour les annuaires de l’entreprise, les organigrammes et les systèmes internes.
Communiquer les plans de transition ou de remplacement pour le poste en question aux parties prenantes concernées.
S’il y a lieu, annoncer le départ aux clients, aux donateur.trice.s, aux commanditaires, aux bénévoles et aux fournisseurs.

7. Expérience de fin d’emploi et perspectives pour l’avenir
Proposer un sondage sur les départs facultatif afin de recueillir des commentaires et des suggestions pour améliorer l’expérience des employé.e.s.
Veiller à ce qu’un processus soit en place pour une éventuelle réembauche ou des occasions de réseautage.