Les descriptions d’emploi sont un outil de gestion RH de base qui peuvent aider à accroître l’efficacité individuelle et organisationnelle en fournissant une description des tâches, des fonctions et des responsabilités d’un.e employ.é.e.
Du point de vue de l’organisation, des descriptions d’emploi de bonne qualité contribuent à son efficacité :
En plus de leur utilité pour l’organisation, les descriptions d’emploi permettent à la personne titulaire du poste de comprendre :
Une description d’emploi peut être divisée en deux parties, soit, dans un premier temps, la description des fonctions (le travail à faire) et, dans un deuxième temps, les connaissances, les compétences, les aptitudes et d’autres facteurs requis pour effectuer le travail (ce qui est nécessaire pour faire le travail).
Les descriptions d’emploi forment la base de la plupart des activités RH, notamment :
Lorsque vous élaborez une description d’emploi, tenez compte des questions suivantes :
Si vous créez ou révisez une description d’emploi pour un poste existant et pourvu, veillez à ce que la personne titulaire du poste participe activement au processus.
Tout changement significatif à la description d’emploi d’un.e employé.e doit faire l’objet de discussions et de négociations avec la personne concernée. Vous devriez aussi obtenir son consentement écrit. Des changements fondamentaux, p. ex. des heures de travail, du salaire, des avantages sociaux ou du titre de l’emploi, peuvent susciter des allégations de congédiement déguisé.
Ci-dessous est présenté le format typique des descriptions d’emploi :
Le titre du poste et quelques titres alternatifs pour le même poste.
Le titre de la personne qui supervise ce poste, et le titre de la ou des employé.e.s que la personne occupant ce poste supervise.
Le nombre et la nature des heures de travail. Par exemple, s’agit-il d’un poste à temps plein, à temps partiel, les heures de travail sont-elles les heures régulières de bureau, la personne devra-t-elle travailler en soirée et/ou les fins de semaine à l’occasion ou fréquemment. Ceci inclut aussi la durée et les modalités du contrat, par exemple est-ce un poste permanent, temporaire, ou saisonnier.
La raison d’être, parfois appelée l’énoncé du poste, est un aperçu des raisons justifiant l’existence du poste et son incidence sur l’organisation.
Exemples des tâches les plus fréquentes accomplies par la personne titulaire du poste. Les tâches indiquées couvrent la majorité des tâches accomplies par une personne dans ce poste. La liste n’est pas exhaustive. Certaines tâches ne sont peut-être pas appropriées pour toutes les organisations, et certaines organisations pourraient vouloir indiquer des tâches supplémentaires.
Certains emplois comportent des tâches qui varient beaucoup ou changent souvent. Pour tenir compte de ces variations, certaines organisations choisissent d’indiquer des responsabilités plus larges et moins susceptibles de changer. Ce faisant, elles mettent l’accent sur les domaines de résultats, plutôt que de dresser une longue liste de tâches. Les responsabilités changent moins régulièrement que les tâches.
Les qualifications minimales pour réussir dans un emploi. Elles sont utilisées pour assurer que :
Les qualifications indiquées comprennent l’éducation, les titres professionnels, les connaissances, les compétences et les aptitudes, en plus d’autres facteurs comme des attributs personnels.
Les atouts sont des éléments que les candidat.e.s peuvent présenter et qui sont vus par l’employeur comme des éléments conférant un avantage sans qu’ils soient requis pour être considéré.e pour l’emploi.
Important : confirmez que les exigences de l’emploi sont raisonnables, légitimes et absolument nécessaires pour effectuer le travail, selon les exigences professionnelles requiseslien ouvre dans un nouvel onglet.
Le nombre d’années et le type d’expériences requises pour réussir dans le poste. Des expériences pertinentes, connexes ou variées peuvent aussi être mentionnées dans les descriptions d’emploi.
Les conditions de travail expliquent le contexte ou l’environnement dans lequel les membres du personnel sont censés effectuer leur travail. Elles représentent un élément essentiel de l’expérience de travail. Il est donc important de décrire avec précision les conditions de travail dans vos offres d’emploi. Parmi les conditions de travail mentionnées communément, on retrouve:
Certaines conditions de travail constituent une exigence d’emploi, mais il est important de ne pas créer des barrières injustifiées ou illégales pour les candidat.e.s issu.e.s de groupes traditionnellement marginalisés. Ainsi, un emploi peut exiger le levage de poids lourds, ce qui représente une exigence professionnelle justifiée. Toutefois, si l’employeur déclare faussement que le levage de poids lourds constitue une exigence, cela peut créer un problème pour les candidat.e.s à mobilité réduite et exposer l’employeur à des actions en justice.
La rémunération offerte pour le poste doit être clairement indiquée, c’est-à-dire le taux horaire, le salaire annuel ou l’échelle salariale, ainsi que toute autre forme de rémunération, par exemple des bonus, ou temps supplémentaire payé. Les avantages sociaux tels que les vacances, régime d’assurance collectif, pension et autres avantages ou politiques peuvent aussi être détaillés dans la description du poste ou par le biais de liens vers les politiques pertinentes.
Inclure le salaire dans les offres d’emploi est considéré comme étant une pratique exemplaire en matière d’équité. Visitez notre section sur le travail décent pour en apprendre davantage sur les pratiques RH équitables.
Dans vos descriptions d’emploi, vous pouvez inclure une référence qui renvoie à une banque de données externes pour obtenir de l’information sur l’emploi. Il s’agit d’un point de référence utile pour comparer des emplois à l’extérieur de votre organisation. Tenez compte des points suivants :
Toutes les descriptions d’emploi devraient se terminer sur une clause d’inclusion ou soulignant des chances égales pour tous les individus.
Une telle clause doit assurer que les membres de communautés traditionnellement marginalisées sont encouragés à soumettre leur candidature et considérés pour le poste.
Exemple de clause d’équité :
Nous offrons des possibilités d’emploi égales pour tous.tes les candidat.e.s et employé.e.s et ne faisons aucune discrimination sur la base de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, des croyances, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, le casier judiciaire, le statut matrimonial, le statut familial, le handicap, ou tout autre attribut protégé par les lois en vigueur.
Vous pouvez également inclure une clause d’accessibilité qui informe les personnes en situation de handicap que des accommodements sont offerts pendant le processus de sélection. Une telle clause engage l’organisation à éliminer toute barrière potentielle à la participation au processus. Par exemple, utiliser une version accessible de zoom ou d’un autre outil de visioconférence avec sous-titres, ou mener l’entrevue dans un lieu bien éclairé et accessible (si l’entrevue a lieu en personne).
Exemple de clause d’accessibilité :
Nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande (à noter : assurez-vous d’inclure différentes façons pour les candidat.e.s de vous contacter, par exemple en fournissant une adresse courriel et un numéro de téléphone) à toutes les étapes du processus de sélection.
Votre organisation doit se doter d’un processus d’approbation des descriptions d’emploi. Dans certaines organisations, les descriptions d’emploi sont approuvées unanimement selon un modèle de consensus. Elles peuvent aussi être appropriées par un service, ou selon une procédure précise stipulée dans une convention collective s’il s’agit d’un environnement syndiqué.
Cependant, les situations les plus répandues sont les suivantes :
