De nos jours, il y a beaucoup de distractions au travail, et la pression exercée sur les organismes à but non lucratif pour qu’ils soient productifs tout en restant constamment à l’affût de ce qui se passe dans le monde extérieur peut faire en sorte qu’il est difficile de se concentrer sur les tâches importantes. Imagine Canada a reconnu ce problème et a pris des mesures pour donner la priorité à un travail soutenu et ininterrompu grâce aux Semaines de travail en profondeur. Cette initiative vise à donner à notre équipe une occasion de se concentrer sur des projets existants qui nécessitent une attention particulière et une réflexion créative.
Cherchez-vous, vous aussi, accroître la concentration et l’innovation au sein de votre organisation? Voici ce que nous faisons à Imagine Canada, ainsi que quelques conseils pour mettre en œuvre cette stratégie dans votre lieu de travail.
En quoi consiste la semaine de travail en profondeur?
L’idée de base derrière la Semaine de travail en profondeur est simple : réserver des périodes précises pendant lesquelles les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur des tâches sans être interrompus. Qu’il s’agisse d’un projet à long terme nécessitant une réflexion approfondie ou d’une tâche en suspens, c’est l’occasion idéale de s’y plonger et de faire de réels progrès.
Dans son livre Deep Work : retrouver la concentration dans un monde de distractions, Cal Newport, auteur et professeur de sciences informatiques, définit le travail en profondeur comme une activité professionnelle menée dans un état de concentration absolue qui pousse nos capacités cognitives jusqu’à leurs limites. Ce type de travail se traduit par une productivité et une innovation accrues. Dans le monde de distractions actuel, le travail en profondeur est rare, mais il est plus précieux que jamais.
Il est important de retenir qu’il ne s’agit pas d’ajouter des tâches au programme, mais bien à donner aux membres du personnel le temps et les ressources dont ils ont besoin pour faire progresser le travail en cours. Cette semaine dédiée vise à réduire les distractions et à améliorer la qualité du travail, pour, au bout du compte, favoriser la réussite de l’organisation.
Pour que cette démarche soit une réussite, toute l’organisation doit y adhérer pleinement. Tout le monde doit s’engager à reporter des réunions non essentielles, à adapter les calendriers et à faire preuve de flexibilité. Si certaines personnes ne participent pas, d’autres pourraient avoir du mal à rester concentrées sur le travail à accomplir.
Principaux points à prendre en compte
- Concertation – un élément essentiel : l’efficacité de cette semaine de travail est accrue si tout le monde au sein de l’organisation est en accord avec l’initiative et la soutient. Chaque personne doit être prête à revoir les calendriers, à reporter les réunions non essentielles et à se concentrer uniquement sur les tâches qui exigent un travail en profondeur.
- Adaptation à prévoir en matière de production : pendant une semaine de travail en profondeur, les équipes devront peut-être modifier leurs calendriers habituels de communication et de diffusion de contenu. Par exemple, il pourrait être nécessaire de reporter ou d’annuler la publication de bulletins d’information, de mises à jour ou d’autres produits régulièrement prévus pour se concentrer sur le travail ciblé à accomplir.
- Communications claires : Communication claire : avant de commencer, discutez avec votre équipe des priorités et des tâches à reporter ou suspendre. Cela permet à chacun d’optimiser son temps de travail en profondeur.
- Amélioration continue : après la semaine, il est important de recueillir les commentaires des membres de votre équipe. Qu’est-ce qui a bien fonctionné? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné? Ces commentaires vous permettront d’améliorer les prochaines semaines et de peaufiner le processus pour en maximiser l’efficacité.
Conseils pour maximiser l’efficacité
- Utiliser son pouvoir discrétionnaire : prenez les décisions qui s’imposent concernant les activités qui peuvent être reportées ou annulées. En cas de doute sur la nécessité d’une réunion pendant la semaine, demandez conseil à votre responsable hiérarchique. Saisissez l’occasion de remettre en question la norme et de voir si l’on peut reporter ou sauter la réunion en question.
- Définir des attentes claires : démontrez votre engagement envers le travail en profondeur en créant des blocs de calendrier et des alertes d’absence du bureau. Utilisez une réponse automatique pour faire part de vos disponibilités et gérer les attentes.
- Se préparer : pour que la semaine de travail en profondeur se déroule bien, il faut s’y préparer en modifiant longtemps à l’avance les échéanciers de projets. Évitez de planifier des réunions supplémentaires dans la semaine qui précède ou qui suit pour « rattraper le temps perdu ». Si vous occupez un poste dont les tâches seront suspendues durant une semaine de travail en profondeur, vous pourriez profiter de cette période pour affiner les processus, vous perfectionner ou passer en revue des travaux antérieurs afin de cerner les aspects à améliorer.
- Se fixer des objectifs personnels : avant le début d’une semaine, discutez avec votre responsable hiérarchique pour établir des objectifs clairs et réalisables. Qu’il s’agisse d’affiner les flux de travail, d’apprendre à utiliser de nouveaux outils ou de réfléchir au déroulement de projets antérieurs, le fait de fixer des objectifs vous aidera à rester concentré.e et à optimiser le temps consacré à ce travail.
À retenir : créer un environnement propice au travail en profondeur
La Semaine de travail en profondeur a été pour Imagine Canada une stratégie essentielle pour favoriser le travail ciblé de grande qualité. En unissant nos efforts, en définissant des attentes claires et en nous préparant, nous sommes en mesure de nous attaquer à des tâches importantes et de nous rapprocher de nos objectifs collectifs sans subir les distractions habituelles. Nous espérons que vous essaierez cet outil et que vous ferez part de vos stratégies, à nous ainsi qu’à d’autres organismes de bienfaisance et organismes à but non lucratif.
