Les organismes à but non lucratif (OBNL) ont tout intérêt (économique) à investir dans les outils numériques qui aident à la gestion des ressources humaines (RH). Ces outils permettent de rationaliser les processus de RH, de réduire les tâches administratives, d’accroître la collaboration dans les équipes et de bonifier l’expérience globale des employé.e.s.
Cet article présente quelques outils numériques indispensables que les organismes peuvent adopter, notamment les systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH), les systèmes de gestion de l’apprentissage (SGA), les outils de collaboration numériques et l’intelligence artificielle (IA).
Les systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH) augmentent l’efficience de la gestion des RH par l’automatisation de certaines tâches fondamentales et le stockage de toutes les données sur les employé.e.s au même endroit. Le marché propose différents SIRH parmi lesquels les OBNL peuvent choisir celui qui convient à leurs besoins et leur budget.
Les SIRH incluent diverses fonctions, notamment :
Parmi les SIRH les plus connus, on compte BambooHR, Ceridian Dayforce, ADP Workforce Now et Sage People. Il existe également des SIRH d’entreprises canadiennes, qui proposent des systèmes RH pour les petites entreprises, dont Collage HR, Rise People et Humi HR.
Le choix du SIRH est déterminant pour la simplification des processus de RH dans votre organisation. Consultez cette liste de critères pour un SIRH (en anglais) fournie par Collage HR pour vous aider dans le choix du meilleur système pour votre OBNL.
Le processus de recrutement et d’embauche de la bonne personne pour un poste peut s’avérer long et coûteux. C’est entre autres pourquoi le maintien en poste représente l’une des grandes préoccupations des employeurs. Selon le 2024 Workplace Learning Report de LinkedIn, 90 % des organisations sondées citent cet aspect. Parmi les stratégies de maintien en poste, l’offre d’occasions d’apprentissage est le plus souvent nommée.
Les systèmes de gestion de l’apprentissage (SGA) représentent un formidable moyen permettant aux OBNL de simplifier leurs programmes d’apprentissage et de développement et d’accroître l’engagement des membres de leur personnel. Les SGA sont des plateformes en ligne sur lesquelles on peut offrir des formations internes ou externes, suivre le progrès des employé.e.s et gérer des certifications.
De plus, les SGA facilitent l’accueil de nouveaux.elles employé.e.s en offrant une plateforme d’orientation et de formation aux fins de conformité avec les lois provinciales et fédérales. Les organismes peuvent acquérir un SGA seul ou intégré à un SIRH. Parmi les produits sur le marché, on trouve Coursera et eloomi.
Lorsqu’ils choisissent un vendeur de SGA, les employeurs doivent poser les questions suivantes :
« Les communications internes sont la clé de la culture au travail », selon Great Place to Work. « Lorsque l’information est transmise librement, clairement et de manière transparente, votre culture au travail s’améliore grâce à des liens de confiance renforcée. »
Les outils numériques peuvent s’avérer d’une grande aide pour faciliter les communications et la collaboration internes, ce qui aura une incidence positive sur l’engagement des employé.e.s.
La collaboration moyennant des canaux de communication interne comme MS Teams, Slack, Google Meet et Zoom aide les employé.e.s à rester en contact et engagé.e.s dans un environnement hybride ou de télétravail grâce aux messages instantanés et aux réunions virtuelles.
En ce qui concerne le travail de projet en équipe, de nombreux outils de gestion de projets en ligne peuvent servir à la communication au sein d’une équipe. Trello, Asana, MS Project, Monday.com et Basecamp permettent d’assigner des tâches, d’organiser des réunions, de suivre le progrès du projet et de surveiller les dates limites.
Enfin, les plateformes de partage de documents comme OneDrive, Google Docs et Dropbox permettent aux utilisateurs.trices de créer, de modifier et de commenter des documents en « temps réel » et de manière visible pour toute l’équipe. De cette façon, elles rendent la collaboration plus efficiente et accélèrent les flux de travail.
L’intelligence artificielle peut accroître l’efficience de certains aspects de la gestion des RH, en particulier le recrutement, l’administration et l’engagement des employé.e.s.
Recrutement : les systèmes de gestion des candidatures (ATS) ont la capacité d’analyser des curriculum vitae selon des critères prédéterminés, y compris les compétences, l’expérience, l’éducation et les références. De plus, ils permettent aux employeurs de communiquer facilement avec les candidat.e.s à l’aide d’assistants virtuels et d’agents conversationnels. Les organismes peuvent acquérir un ATS seul ou intégré à un SIRH. Un article de Forbes propose une classification de certains des meilleurs ATS en 2024 (en anglais) et peut servir d’orientation pour explorer différentes options.
Administration : les outils d’IA générative comme ChatGPT d’OpenAI et Bard de Google peuvent servir à divers aspects de la gestion des RH, notamment la mise à jour de manuels de politiques, l’ébauchage de communications avec le personnel et le résumé d’information sur les employé.e.s.
Engagement : l’IA générative peut contribuer à l’engagement des employé.e.s par la résolution de problèmes dans la relation avec les employé.e.s en proposant des réponses sur mesure et des recommandations conformes aux politiques organisationnelles. Aussi peut-elle analyser les réponses d’employé.e.s à des sondages et d’autres communications dans le but de mesurer la satisfaction du personnel et de cerner des problèmes potentiels avant qu’ils n’éclatent.
Attention! Avant d’adopter des outils d’IA, les employeurs doivent établir des paramètres clairs quant à l’utilisation acceptée de l’IA au travail. Ils doivent aussi rester à l’affût de toute mise à jour législative par les gouvernements responsables. Ainsi, le gouvernement fédéral a proposé la Loi sur l’intelligence artificielle et les données dans le cadre du projet de loi C‑27 actuellement à l’étude.
À mesure que l’environnement technologique continue d’évoluer, d’innombrables possibilités permettront de bonifier les processus de RH, l’engagement des employé.e.s. et la collaboration!
